W2 vs. W4 vs. W9: Diferencias importantes

W2 vs. W4 vs. W9: Diferencias importantes
Resumen del artículo:

Los empleados rellenan los formularios W-4 y W-9, mientras que los empresarios proporcionan los W2. El formulario W-4 muestra cuántas retenciones reclama, además de su información fiscal. Los formularios W-9 dan a los empresarios información sobre los trabajadores que son contratistas independientes. Al final del año, los empleados con el formulario W-4 reciben de los empresarios un formulario W-2 que muestra cuántos dólares de impuestos se han retenido.

No hace falta ser un empleado de Hacienda para preocuparse por los formularios fiscales que tienen que rellenar los empresarios, los empleados y los contratistas independientes. Tres de los formularios fiscales más comunes con los que puedes tratar son los formularios W2, W4 y W9. Si eres como la mayoría de la gente, probablemente te preguntes cuáles son las diferencias.

Lo creas o no, estos tres formularios tienen propósitos bastante simples. Lo que debes saber sobre tu estado de declaración puede ser un poco más complicado. Hablemos de las diferencias entre los tres formularios y de lo que debes esperar cuando los rellenes o los recibas.

Índice de contenidos
  1. W2 vs. W4 vs. W9: lo básico
    1. ¿Qué es un formulario W-4?
    2. ¿Qué es un formulario W-2?
    3. ¿Qué es un formulario W-9?
  2. ¿Qué ocurre si no rellenas el formulario W-4 o el W-9?
    1. ¿Debes aceptar trabajar "fuera de los libros"?
    2. ¿Con qué frecuencia tienes que rellenar un W-4 o un W-9?
    3. ¿Qué ocurre si no recibes el formulario W-2 a final de año?
    4. ¿Qué debes hacer si no estás seguro de qué formulario necesitas o qué prestaciones debes recibir?
  3. ¿Cómo utilizan los empresarios tu W-4 para calcular las retenciones fiscales?
    1. ¿Por qué son necesarios todos estos formularios fiscales?
    2. Puede que no tengas que ocuparte tú mismo de toda la complejidad
  4. FAQ
    1. ¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-2 y 1099?
    2. ¿Cuántos subsidios debo reclamar en mi W-4?
    3. ¿Para qué sirve el formulario W-2?
    4. ¿Cuándo hay que presentar los formularios W-4?
  5. Puntos clave
  6. La confusión fiscal no es motivo de vergüenza

W2 vs. W4 vs. W9: lo básico

Las tres formas tienen sus propias características y connotaciones que merece la pena analizar. Aquí tienes un desglose simplificado de lo que necesitas saber:

W-2W-4W-9
Para los empleados regulares.Para empleados regulares.Sólo para contratistas independientes.
Para mostrar la cantidad de impuestos retenidos durante el año.Para anunciar tus datos fiscales y las retenciones.Para mostrar tu número de identificación fiscal o el de tu empresa. Confirma la condición de contratista.
Lo da el empresario.Rellenado por el trabajador.Rellenado por el empleado.
Entregado al final del año.Entregado al inicio del trabajo.Dado al inicio del trabajo.

¿Qué es un formulario W-4?

El formulario W-4 es uno de los muchos formularios fiscales del IRS que definen el papel de un trabajador como empleado de pleno derecho de una empresa. Cuando empiezas a trabajar para un empresario, se espera que rellenes y entregues este papel. Suele llamarse Certificado de Retención del Empleado.

El formulario W-4 indica a tu empresa tu nombre, número de identificación fiscal, estado civil y prestaciones solicitadas. Lo utilizan tanto el IRS como el departamento de nóminas de la empresa. El departamento de nóminas lo utiliza para procesar las nóminas y asegurarse de que retienen la cantidad correcta de dinero.

Consejo profesional - Si no estás seguro de qué desgravaciones quieres reclamar, pide ayuda al departamento de Recursos Humanos de tu empresa para que te ayude con el formulario de impuestos. La mayoría de los trabajadores de RRHH tienen cierta experiencia en impuestos sobre las nóminas y podrán ofrecerte orientación.

¿Qué es un formulario W-2?

Los formularios W-2 te los entrega tu administrador de nóminas al final del año. Este documento fiscal de fin de año muestra los ingresos brutos del empleado, los impuestos estatales y locales retenidos, los impuestos federales sobre la renta retenidos y los impuestos adicionales de la Seguridad Social que te han retenido. Si tienes prestaciones de la empresa, tu W-2 puede mostrar también cuánto has pagado por ellas.

Tú o tu preparador fiscal necesitarán la información de tus formularios W-2 para preparar tus declaraciones de impuestos federales y estatales.Formulario W2

Sugerencia rápida - Si utilizas un servicio para tu declaración de la renta federal o estatal, introduce los datos del W-2 en cuanto los recibas.

¿Qué es un formulario W-9?

Rellenas el formulario W-9 y lo entregas a tu empleador (cliente) cuando eres un contratista independiente. A diferencia del formulario W-4 o del formulario W-2, éstos no muestran ningún tipo de información sobre la retención de impuestos. Un empresario no puede retener el impuesto sobre la renta de un contratista independiente.

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Formulario W9

Esto significa que vas a tener que calcular cuántos impuestos debes al final del año. También puedes deducir los gastos de la empresa y calcular todo, desde el impuesto federal sobre la renta hasta los impuestos de Medicare. Al final del año, puedes recibir un 1099 que muestra tu salario bruto.

Incluso si tu empleador o cliente no te envía un 1099 (concretamente, 1099-MISC), sigues teniendo que declarar tus ganancias a las autoridades fiscales. Si ganas lo suficiente cada año, tendrás que calcular tus impuestos y hacer un pago cada trimestre para evitar multas cuando presentes la declaración de la renta del año.

Un poco más sobre el formulario W-9 y el pago de impuestos como contratista independiente

El formulario W-9 lleva el título oficial Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación. Básicamente, proporciona la información que necesita tu empleador para informar de sus pagos a ti a los funcionarios de Hacienda. Si haces negocios como tú mismo, tu número de identificación del contribuyente (TIN) será probablemente tu número de la Seguridad Social. Si contratas bajo un nombre comercial, ya sea como tú mismo bajo un DBA ("doing business as") o como una corporación o LLC, tu TIN será el número de identificación de tu empresa (EID).

En vista de la creciente complejidad del código tributario federal de EE.UU., el IRS ha organizado enlaces a sus diversos recursos y materiales de referencia para todo tipo de empresas en un Índice A-Z para empresas. Muchos contratistas independientes encontrarán en la agencia Centro Tributario de los Autónomos especialmente relevante.

¿Qué ocurre si no rellenas el formulario W-4 o el W-9?

Bueno, si no rellenas el W-4, probablemente no podrás conservar tu trabajo. Si te han contratado como empleado W-4, tienes que rellenar ese formulario en los 30 días siguientes a tu contratación. Esto es un gran problema para las nóminas y el negocio de tu empleador. Los empresarios pueden ser multados o acabar teniendo problemas con Hacienda si no te dan los formularios fiscales.

Además, tampoco vas a estar muy contento cuando llegue la época de los impuestos. Necesitas el número de identificación de tu empresa y la declaración de la renta de fin de año para hacer tus impuestos. Si no tienes ninguno de los dos, te será muy difícil presentar la declaración de la renta.

En cuanto a no rellenar el W-9, si los empresarios para los que haces trabajos por encargo te piden este formulario, significa que están obligados a presentar una "declaración informativa" ante el IRS y a informarte de sus pagos. Dado que se trata de una obligación legal que las autoridades fiscales pueden imponer a tus clientes (dependiendo de la cantidad de trabajo que hagas para ellos), negarte a rellenar el formulario no te ayudará a crear una base de clientes.

¿Debes aceptar trabajar "fuera de los libros"?

A veces, se llama "trabajar fuera de los libros" Otras veces, es trabajar por "dinero en efectivo bajo la mesa" Como empleado o contratista, puedes pensar que es una buena forma de evadir impuestos. Pero si un empresario o cliente te sugiere que trabajes "fuera de los libros", ten cuidado. Por un lado, puede que tu trabajo no sea legítimo y que te acaben estafando con tu sueldo. Por otro lado, evadir impuestos de esta manera es ilegal y conlleva fuertes sanciones.

¿Con qué frecuencia tienes que rellenar un W-4 o un W-9?

En Estados Unidos, los impuestos se hacen anualmente. Esto significa que debes rellenar un formulario W-4 o un formulario W-9 una vez al año si tu situación fiscal ha cambiado. Normalmente, esto se hace en el momento en que te contratan o al final del año, cerca del 1 de diciembrest.

El departamento de contabilidad de tu empresa o el proveedor de servicios de nóminas suelen animarte a que cumplas antes los plazos, sobre todo en el caso de los W-4. Cuanto antes obtengan la información de ti, más exactamente podrán estimar tus ingresos anuales y la cantidad correcta a retener de tus nóminas.

Aunque los empresarios no retienen impuestos de los pagos a los contratistas del W-9, ellos también agradecerán recibir los formularios actualizados lo antes posible. Sencillamente, dificultar el cumplimiento de los impuestos a tus clientes no es una estrategia empresarial ganadora. Ya está dicho.

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¿Qué ocurre si no recibes el formulario W-2 a final de año?

Aunque se supone que los empresarios deben enviarte tus W-2 a final de año, esto no siempre ocurre. Para obtener tus W-2, puedes seguir las instrucciones de nuestro artículo sobre cómo obtener tu W-2 de tu empresa. También puedes presentar tus impuestos sin un W-2.

En algunos casos, es posible que hayas olvidado que eras un empleado con W-9. Si esperabas un W-2 pero has recibido un 1099, puede ser una buena idea ponerte en contacto con tu empleador para averiguar qué está pasando.

¿Qué debes hacer si no estás seguro de qué formulario necesitas o qué prestaciones debes recibir?

En general, hay dos grupos de personas a las que debes dirigirte para pedir ayuda. El primero es el representante de RRHH de tu empresa. Esta persona puede ayudarte a entender los formularios que tienes que rellenar y cómo rellenarlos correctamente. (Asegúrate de preguntar si eres un empleado W-2 o un contratista independiente)

Los profesionales de la fiscalidad son el segundo grupo al que hay que dirigirse. El asesoramiento de un profesional fiscal cualificado puede ayudarte. Si tu situación personal o financiera es única o compleja, una persona cualificada que te asesore y asista profesionalmente en materia fiscal puede ayudarte a averiguar cuál es tu obligación tributaria.

Los profesionales fiscales también pueden ser de gran ayuda si ya te has metido en una mala situación fiscal. En estos casos, encontrar la ayuda fiscal adecuada puede suponer una gran diferencia.

¿Cómo utilizan los empresarios tu W-4 para calcular las retenciones fiscales?

Los empleados del W-4 rellenan sus formularios por una razón, y no es sólo en beneficio de Hacienda. También es en beneficio de sus empresas. La mayoría de las empresas utilizan un sistema de nóminas o un proveedor de servicios de nóminas especializado para calcular qué cantidad de impuestos hay que retener del salario de un empleado.

Si te cuesta navegar por el sitio web del IRS o simplemente quieres ver qué debes hacer con un formulario concreto, no te asustes. En muchos casos, una búsqueda del tema que te interesa aquí, en SuperMoney, te revelará múltiples artículos y recursos que simplifican y aclaran las cosas de un modo que los recursos del gobierno no consiguen.

¿Por qué son necesarios todos estos formularios fiscales?

Aunque algunos sueñan con un sistema fiscal muy simplificado, con pocos formularios y reglas que incluso los pobres registradores con problemas matemáticos puedan entender, ése no es el sistema fiscal de hoy. En la actualidad, tenemos un sistema fiscal que sigue creciendo en complejidad.

Este complejo sistema requiere mucha información detallada. El objetivo del IRS es garantizar que todos los estadounidenses paguen los impuestos que deben según las complejas leyes vigentes. Esto incluye garantizar que los empleados paguen lo que deben, ya sea mediante acuerdos de retención de impuestos con su jefe, o mediante su propio registro y cumplimentación de los formularios del IRS. El IRS también está ahí para garantizar que te devuelvan el dinero si pagas de más, por supuesto. Por eso te devuelven los impuestos.

Para administrar un complejo sistema de impuestos basado en los ingresos, Hacienda necesita información detallada sobre ti, las empresas para las que trabajas y cuánto dinero te pagan esas empresas. Haciendo que todo el mundo presente los mismos formularios es como el IRS recopila y mantiene actualizada esta información. Al menos por ahora, no hay realmente ninguna alternativa.

Puede que no tengas que ocuparte tú mismo de toda la complejidad

Incluso algunos de nosotros que disfrutamos haciendo cálculos podemos tener poca tolerancia al tedio de los formularios del IRS y al mantenimiento obsesivo-compulsivo de los registros. Aunque probablemente no puedas escapar por completo del tedioso mantenimiento de registros y de la presentación de formularios en un estado burocrático, puedes evitar muchos de los aspectos más tediosos de la preparación de impuestos utilizando el software o el servicio adecuado.

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-2 y 1099?

Los W-2 son para los empleados fijos a los que se les retienen impuestos de sus nóminas, mientras que los 1099 son para las personas que son contratistas independientes.

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Ambos formularios te proporcionan la información que necesitas cuando preparas tus impuestos: la paga bruta, los impuestos retenidos (si procede), el número de identificación de la empresa, etc.

¿Cuántos subsidios debo reclamar en mi W-4?

El número de desgravaciones que debes reclamar puede variar en función de tu situación. A no ser que quieras prestarle a Hacienda tu dinero al 0% de interés hasta que te lo devuelvan cada año, asegúrate de reclamar todas las desgravaciones a las que tengas derecho. Si te preocupa que esto pueda significar que debas impuestos a final de año, reserva algo de dinero de cada nómina para asegurarte de que puedes hacer el pago.

Aunque puedes preguntar a tu representante de RRHH sobre las desgravaciones que podrías reclamar, una charla con un asesor fiscal puede ser la mejor opción en este caso si tienes dudas.

¿Para qué sirve el formulario W-2?

Un formulario W-2 se utiliza para darte todos los detalles de tus ingresos, los impuestos retenidos, las prestaciones que hayas podido reclamar y la cantidad de impuestos que has pagado a cosas como la Seguridad Social. Si tienes impuestos estatales, tu W-2 mostrará también las retenciones de impuestos estatales.

Dado que tu empresa también tiene una copia, tu W-2 puede servir como registro de respaldo útil en algunos casos, aunque el mismo software de nóminas que probablemente generó el formulario también servirá como depósito de registros principal.

¿Cuándo hay que presentar los formularios W-4?

Si has estado trabajando para el mismo empleador año tras año, entonces deberías recibir tus formularios W-4 antes del 1 de diciembrest. Sólo tienes que rellenar el W-4 si tu situación fiscal ha cambiado con respecto al año anterior. Si ha cambiado, tienes hasta el 15 de febrerotha más tardar, para entregarlo. Todavía puedes entregarlo si se te pasa el plazo, pero eso puede hacer que algunas de tus retenciones no coincidan con tu cambio de situación.

Puntos clave

  • Los formularios W-4 y W-9 son presentados por los empleados a los empresarios al inicio de un nuevo trabajo o al comienzo de un cambio en su situación fiscal.
  • Los formularios W-2 y 1099 los emiten los empresarios y muestran cuánto has ganado durante el año fiscal.
  • Los empresarios retiran los impuestos de cada cheque W-4 de los empleados.
  • A las personas que tienen formularios W-9 a su nombre no se les retira ningún impuesto de su nómina.
  • La cantidad de impuestos que te quitarán de tu nómina depende de los cálculos realizados, en la mayoría de los casos, por un software de contabilidad. Los empresarios, o los contables a su cargo, también pueden hacer los cálculos manualmente consultando las tablas de impuestos del IRS.
  • Si no sabes qué desgravaciones tienes que reclamar o tienes más de un trabajo, quizá quieras consultar con un contable.

La confusión fiscal no es motivo de vergüenza

Los entresijos del cumplimiento de las obligaciones fiscales requieren una atención al detalle y una concentración sostenida que a muchas personas les resulta antinatural y desagradable. Si te encuentras confundido con algo de esto, no te sientas mal, a menos que intentes ganarte la vida como preparador de impuestos, por supuesto.

Aunque te resulte antinatural y desagradable, es importante entender qué formularios de impuestos debes obtener. ¿Eres un empleado W-4? ¿Un contratista W-9? ¿Recibes un 1099 a final de año, o un W-2?

Tratar con los formularios de impuestos puede ser bastante confuso, y a veces, el material que necesitas puede ir más allá de lo que tienen en el sitio web del IRS. Por suerte, Super Money te tiene cubierto con todos los recursos que necesitas para poner tus finanzas en orden.

Ver fuentes del artículo
  1. Índice A-Z de Empresas - HACIENDA
  2. Sobre el Formulario W-9, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación - IRS
  3. Formulario 1099-MISC (Rev. enero 2022) - IRS
  4. Sobre el Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos - IRS
  5. Sobre el Formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado - IRS
  6. Instrucciones para el solicitante del formulario W-9 - IRS
  7. Centro de Impuestos para Autónomos - IRS
  8. Las mejores empresas de preparación de impuestos - SuperMoney
  9. Cómo declarar impuestos sin un W-2 - SuperMoney
  10. Cómo obtener el W-2 de un empleador anterior - SuperMoney
  11. Evasión de Impuestos vs. Evasión de Impuestos - Diferencia y Ejemplos
  12. ¿Qué es un empleado 1099? La guía definitiva del estatus 1099 - SuperMoney

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