No es ningún secreto que las industrias tienen problemas para seguir el rápido ritmo de los avances tecnológicos y medioambientales. Lo que puede sorprender es lo atrasado que ha quedado el gobierno estadounidense, especialmente en lo que respecta al despilfarro de papel. Esto es especialmente irónico si tenemos en cuenta que el movimiento de «ser verde» comenzó en realidad en 1948, cuando el gobierno federal empezó a abordar la contaminación del agua.
La EPA y el ecologismo
El gobierno federal ha sido durante mucho tiempo un gran factor de promoción del ecologismo: la Agencia de Protección Medioambiental (EPA) se creó en 1970 con el propósito expreso de consolidar las actividades federales de investigación, control, establecimiento de normas y aplicación de la ley bajo el paraguas de una única agencia. Sin embargo, el gobierno federal desperdició más de 440 millones de dólares de los 1.300 millones de dólares gastados en costes de impresión en 2009, según Greenbiz.com. Ese año, los empleados federales imprimieron una media de 30 páginas durante cada jornada laboral, con un total de 7.200 páginas por empleado al año. La friolera del 92% de los empleados federales afirman que imprimen muchos más documentos de los que necesitan, desechando el 35% de todo el papel que imprimen.
Es comprensible que estas cifras se vean con alarma, especialmente entre los millennials. Con resultados proporcionados en exclusiva a la MSNBC, la Iniciativa Global Clinton y Microsoft realizaron una encuesta que reveló que los Millennials (nacidos entre 1982 y 2000) dicen que son más centrados en el medio ambiente que la generación de sus padres: 76% frente al 24%. Sin embargo, los jóvenes empleados federales son tan derrochadores como sus homólogos de la generación del baby boom, informa Greenbiz.com.
El despilfarro entre los empleados federales
¿Una de las razones de todo este despilfarro? La necesidad de copias en papel: el 57% de los encuestados afirmó que necesitaba obtener firmas en documentos en papel, el 54% dijo que necesitaba copias en papel para compartirlas y revisarlas durante las reuniones, mientras que el 51% afirmó que necesitaba copias en papel de los documentos para los compañeros de trabajo.
No obstante, el 64% de los encuestados dijo que podía imprimir menos y seguir proporcionando la documentación que necesitaba. De hecho, el 69% -más de dos tercios de los encuestados- dijo que los documentos en papel podían convertirse eficazmente en documentos digitales, y un 78% aún mayor respondió que el acceso y la consulta de los documentos digitales sería más fácil.
El ahorro potencial es tremendo: un informe publicado por Lexmark afirmaba que unas políticas más inteligentes podrían ahorrar la friolera de 440 millones de dólares al año, casi lo suficiente para cubrir todo el coste de impresión anual (492,8 millones de dólares). Una cantidad asombrosa de despilfarro se produce en la Oficina de Gestión de Personal, cuyos 600 empleados tramitan los documentos de jubilación de los trabajadores del gobierno federal – a mano, y casi en su totalidad con documentos en papel. Trabajando en la clandestinidad, la agencia gestiona más de 28.000 archivadores repletos de registros en papel. Otro ejemplo: el fracaso de los ordenadores de mano empleados por la Oficina del Censo, que se vio obligada a volver a utilizar encuestas en papel con un coste de 3.000 millones de dólares.
En los últimos 30 años, varias ramas del gobierno han gastado más de 100 millones de dólares en intentos infructuosos de llevar los archivos de personal al siglo XXI. Como resultado, los empleados federales a menudo deben esperar meses para recibir sus cheques de beneficios completos. El gobierno de Obama ha tenido cierto éxito en hacer que la agencia funcione más rápido, pagando a 200 trabajadores más en los últimos cinco años para que clasifiquen los documentos a mano. Mientras tanto, los costes de tramitación por solicitud han aumentado de 82 a 108 dólares, en gran parte debido al aumento del gasto total del sistema de jubilación (hasta 55,8 millones de dólares).
Ahorro potencial en el reciclaje de papel
Estas cifras son aún más alarmantes si se tiene en cuenta el ahorro potencial que puede suponer el reciclaje. Según Greenwaste.com, la cantidad de madera y papel que se desecha cada año en este país podría calentar 50.000.000 de hogares durante 20 años. Cada tonelada de papel reciclado ahorra 3,5 yardas cúbicas de espacio en el vertedero, junto con 17 árboles de 30 pies, 7.000 galones de agua, 380 galones de aceite y 4100 kilovatios hora de energía, al tiempo que se eliminan 60 libras de contaminantes atmosféricos. Tal vez sea el momento de replantearse el proceso de mantenimiento de los documentos federales, y las políticas generales de reciclaje y residuos de la población en general.
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