¿Qué es la caja chica y cómo funciona?

La caja chica es el dinero físico real que una empresa guarda para una serie de usos diferentes, desde el franqueo hasta las comidas de negocios. Es un fondo creado por una empresa para cubrir rápida y fácilmente los gastos y reembolsos que surgen a diario.

La caja chica es un término que quizá hayas oído pero que te da demasiada vergüenza preguntar. Te cubrimos la espalda, y por suerte la caja chica es sencilla por naturaleza. En pocas palabras, la caja chica es el dinero físico que se tiene a mano. Es un fondo creado por una empresa para cubrir rápida y fácilmente los gastos y reembolsos que surgen durante las operaciones. Simplifica el reembolso a los empleados de los gastos menores relacionados con la empresa, o evita la necesidad de reembolsar. Si tu empresa tiene una caja chica o está pensando en crear una, te conviene seguir leyendo para saber cómo funciona.

Índice de contenidos
  1. ¿Qué es la caja chica?
    1. Usos de los fondos de caja chica
    2. Usos de la caja chica
    3. La diferencia entre la caja chica y el efectivo en mano
    4. ¿Caja chica o tarjeta de crédito comercial?
  2. ¿Cómo funciona la caja chica?
    1. El depositario de la caja chica
    2. El cajero de caja chica
  3. Políticas de la caja chica
    1. Uso de la caja chica
    2. Registro de los fondos de la caja chica
    3. Conciliación de la caja chica
    4. Maximiza las deducciones fiscales de tus gastos empresariales
  4. Pros y contras de los fondos de caja chica
  5. FAQ
    1. ¿Qué es un ejemplo de caja chica?
    2. ¿Cuál es la diferencia entre dinero en efectivo y caja chica?
    3. ¿Qué tipos de caja chica hay?
    4. ¿Cuáles son las reglas de la caja chica?
  6. Puntos clave
  7. Sigue aprendiendo sobre el dinero en efectivo

¿Qué es la caja chica?

La caja chica es una pequeña cantidad de dinero que una empresa guarda para pequeños gastos inesperados. Otros términos utilizados para describir la caja chica son fondo de caja chica, cuenta de caja chica, fondo de anticipos o dinero de bolsillo. La caja chica es también el título del libro de contabilidad utilizado para informar del uso de la caja chica de una empresa.

La caja chica es, literalmente, dinero en efectivo, dólares y monedas que se mantienen a mano para que una empresa pueda distribuir pequeñas cantidades de dinero en efectivo sin tener que escribir un cheque o utilizar una tarjeta de crédito. La cantidad de dinero en efectivo que se guarda en un fondo de caja chica puede oscilar entre 30 y 500 dólares, dependiendo del tamaño y las operaciones de una empresa. Este dinero suele guardarse en un cajón cerrado con llave o en una caja fuerte de la que se encargan los custodios de la caja chica.

Usos de los fondos de caja chica

Hay algunos usos típicos de la caja chica. Todos los usos tienen algo en común: son gastos pequeños. Esto significa que la caja chica no se utiliza para grandes gastos operativos, como pedidos masivos de material de oficina o licencias de software informático.

Usos de la caja chica

Estos son algunos de los usos más comunes de la caja chica:

  • Reembolsar los pequeños gastos de los empleados relacionados con el trabajo
  • Material de oficina adicional
  • Comidas o aperitivos para pequeños grupos de empleados o clientes
  • Pequeños regalos para clientes
  • Correos
  • Gastos de transporte

La diferencia entre la caja chica y el efectivo en mano

Es posible que hayas oído el término "dinero en efectivo" Suena muy parecido a la caja chica, y lo es. Sin embargo, hay algunas diferencias clave. El dinero en efectivo se refiere a la totalidad de los fondos líquidos de una empresa. A diferencia de la caja chica, estos fondos accesibles pueden guardarse en efectivo, cuentas de gastos, cuentas corrientes, cuentas del mercado monetario u otros equivalentes de efectivo. La caja chica se guarda únicamente en efectivo físico.

Además, el efectivo disponible incluye (pero no se limita a) el efectivo que se intercambia con los clientes. La caja chica se utiliza para cubrir los gastos de la empresa y de los empleados y no se intercambia (normalmente) con los clientes. Dinero en efectivo incluye la caja chica, pero no todo el efectivo en caja es caja chica.

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¿Caja chica o tarjeta de crédito comercial?

Algunos empresarios consideran que el uso de la caja chica es más conveniente para ciertas cosas que el uso de una tarjeta de crédito empresarial. Pero mucho de esto depende de cómo te guste llevar los registros y hacer un seguimiento del dinero de la empresa. Dependiendo de las situaciones concretas y de cómo te guste llevar tu empresa, puede que descubras que muchos de los gastos cotidianos que has estado cubriendo con la caja chica pueden gestionarse tan bien o mejor utilizando una tarjeta de crédito empresarial.

¿Cómo funciona la caja chica?

Una caja menor suele funcionar con el sistema de anticipos. El sistema de anticipos es un método contable sencillo que establece una cantidad fija de dinero en efectivo que se utilizará para pequeños gastos e imprevistos.

Para crear un fondo de caja chica, los dirigentes de una empresa deben evaluar primero sus necesidades, decidir una cantidad fija de dinero que quieren reservar como caja chica y registrar esa cantidad en su libro de contabilidad. A continuación, crearán una cuenta de la empresa para esta caja. Cuando necesiten el efectivo, registrarán las cantidades exactas distribuidas en forma de asientos y comprobantes de caja chica. Las empresas también deben guardar el cambio exacto y los recibos con el fondo.

Con el intervalo que decida la dirección de la empresa, conciliarán los asientos y los recibos, harán un seguimiento de los fondos disponibles e introducirán los valores en su libro de contabilidad. Por último, el custodio de la caja chica repondrá los fondos periódicamente según sea necesario. El custodio introducirá las reposiciones de fondos en el libro mayor de la empresa para su uso en los estados financieros.

El depositario de la caja chica

La persona responsable de los procesos descritos anteriormente es el depositario de la caja chica. El custodio supervisa toda la cuenta de caja chica. Los custodios se encargan de desembolsar los fondos necesarios, registrar las transacciones y aprobar los reembolsos a las cuentas de caja chica. Concilian los recibos de la caja chica con los gastos de la misma, controlan el saldo de la caja chica y salvaguardan el cajón o la caja chica. El encargado de la caja chica suele ser un empleado de la empresa al que se le delega esta tarea.

El cajero de caja chica

Las empresas más grandes también pueden asignar un cajero menor. Se trata de un segundo puesto, normalmente con menos responsabilidad que el custodio, pero que se encarga de ayudar en las tareas de custodia. El alcance de las responsabilidades del cajero puede variar de una empresa a otra.

Políticas de la caja chica

Un fondo para gastos menores está sujeto a controles internos. Se trata de requisitos o políticas establecidas por las respectivas empresas para asegurarse de que el fondo funciona de forma segura. Los controles internos suelen restringir el uso de la caja chica a unos pocos empleados. Algunas empresas permiten que cualquier empleado que siga los procedimientos de la empresa acceda a la caja chica.

Por lo general, un supervisor, un custodio del fondo de caja chica, un cajero de caja chica o todos ellos tendrán que autorizar el uso de la caja chica. Otros aspectos de un fondo de caja chica que pueden regularse son la retirada y el depósito de fondos en la cuenta y fuera de ella, los usos aprobados para el efectivo y los procedimientos de registro y reembolso.

Uso de la caja chica

La política de caja chica de una empresa suele limitar el uso de los fondos a las personas de confianza de la empresa o a aquellas cuyas funciones requieren un uso más frecuente de la misma. Normalmente, esas personas saben que están autorizadas y comprenden los usos aprobados para la caja chica de su empresa.

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Un empleado que necesite utilizar la caja chica -para comprar el almuerzo para una reunión con un cliente, por ejemplo- lo notificará al encargado de la caja chica. El custodio emitirá entonces un vale de caja chica y desembolsará el dinero necesario al empleado. El empleado comprará el almuerzo y luego llevará el recibo de caja chica y el cambio al custodio, que guardará ambos con el fondo. Luego viene el registro de la transacción.

Registro de los fondos de la caja chica

La labor del custodio del fondo de caja menor es asegurarse de que se registran y concilian las transacciones de caja menor que pasan por el fondo. El registro suele consistir en un asiento de diario en el que se indica cuál fue el gasto, cuánto costó, cuánta caja menor se emitió y el cambio recibido.

Un custodio de la caja menor rellenará los vales de caja menor, que actúan como otro registro del dinero desembolsado. Tanto el custodio como el empleado que realizó la transacción pueden registrar este asiento. El custodio es entonces responsable de registrar las transacciones en el libro mayor de la empresa y en el balance de caja chica.

Conciliación de la caja chica

La conciliación de la caja chica también es tarea del custodio. El custodio de la caja menor debe revisar las transacciones registradas de la caja menor y compararlas con los fondos disponibles y los recibos de la caja menor para asegurarse de que todo concuerda. Este paso es importante para garantizar la seguridad y la exactitud del fondo de caja chica. También ayuda a la empresa a saber cuándo es necesario un reembolso.

Consejo profesional - Hacienda puede exigirte que lleves un registro de los gastos de caja chica, por lo que es importante mantener recibos, comprobantes y registros diligentes. Algunos de estos gastos pueden incluso ser deducibles de impuestos

Maximiza las deducciones fiscales de tus gastos empresariales

En cuanto a los gastos deducibles, registrar todos los gastos de tu empresa es sólo la mitad de la batalla. También tienes que clasificarlos adecuadamente y asegurarte de que son deducibles. Un programa informático de preparación de impuestos o una empresa de preparación de impuestos pueden ayudarte a hacerlo de forma más eficiente y con menos errores.

Pros y contras de los fondos de caja chica

Las empresas no están obligadas por ningún organismo regulador a mantener una caja chica, pero puede ser una decisión inteligente hacerlo. Tener una caja chica tiene muchas ventajas, pero las empresas también deben ser conscientes de los posibles inconvenientes.

SOPESA LOS RIESGOS Y LOS BENEFICIOS

Aquí tienes una lista de los beneficios y los inconvenientes a tener en cuenta.

Pros
  • Fácil: La caja chica está disponible sin necesidad de tarjeta de crédito o cheque.
  • Eficaz: Los fondos de una cuenta de caja chica son accesibles inmediatamente para cualquier compra rápida relacionada con el negocio.
  • Es buena para las emergencias: En el raro caso de que se produzca un problema de acceso a los fondos digitales del dinero en efectivo de una empresa, la caja chica puede ser fiable para necesidades imprevistas.
Contras
  • Arcaico: El dinero en efectivo se está quedando obsoleto, y algunos comercios o restaurantes incluso se han quedado sin efectivo. Las prácticas de registro de una cuenta de caja chica suelen ser analógicas, por lo que requieren una estrecha vigilancia y la diligencia de todos los empleados que utilizan la caja chica.
  • Inseguro: Aunque este dinero suele estar guardado bajo llave, no es difícil que un empleado haga un mal uso del mismo, ya sea a propósito o no. Tampoco es difícil que el dinero sea robado en algunos casos.

FAQ

¿Qué es un ejemplo de caja chica?

Una empleada de una empresa de ingeniería civil -llamémosla Jane- necesita enviar copias impresas de los planos de un edificio a la oficina del gobierno local. El supervisor de la empleada decide que es un buen momento para recurrir a la caja chica para pagar los gastos de envío.

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Jane se dirige al custodio de la caja chica -llamémosle Arnold- y le pide 10 dólares en efectivo para cubrir los gastos de envío. Arnold emite un vale de caja chica y los 10$ en efectivo. Jane lleva los planos del edificio a FedEx, paga 8,50 dólares por el envío y obtiene el recibo. Cuando vuelve a la oficina, Jane le da a Arnold los 1,50 dólares restantes y el recibo. Arnold procede a registrar esta transacción.

¿Cuál es la diferencia entre dinero en efectivo y caja chica?

El dinero en efectivo puede significar una variedad de formas de fondos líquidos. La caja chica es el dinero en efectivo reservado para una serie de fines específicos, pequeños gastos de la empresa e imprevistos.

¿Qué tipos de caja chica hay?

A veces se dice que hay dos tipos de caja chica, la ordinaria y la de anticipos. Sin embargo, en realidad, la caja es la caja. Lo que difiere es cuál de los dos sistemas de contabilidad de caja chica, el ordinario o el de anticipos, utilizas para gestionar tu caja chica.

Merriam-Webster define "anticipos" como "un préstamo o adelanto de dinero" Un aspecto del sistema de anticipos es que trata los gastos de la cuenta de caja chica como, en efecto, anticipos que deben ser reembolsados desde otra cuenta interna. El sistema ordinario maneja la contabilidad de forma un poco diferente, por lo que los gastos de la cuenta de caja chica no se tratan como anticipos que necesitan ser reembolsados.

¿Cuáles son las reglas de la caja chica?

Las normas de la caja chica varían de una empresa a otra. El sistema de caja chica de una empresa depende del tamaño de la misma y del criterio de su equipo financiero. Normalmente, las normas implican restricciones sobre quién puede utilizar la caja chica, para qué se utiliza y los procedimientos para utilizarla.

Puntos clave

  • Los fondos de la caja chica suelen guardarse en una caja de seguridad o caja fuerte para facilitar su uso en los pequeños gastos relacionados con la empresa o para reembolsar a los empleados sin necesidad de cheques o tarjetas.
  • Cada empresa tiene sus propias normas de caja chica. Sean cuales sean las normas de tu empresa, es importante tener un sistema organizado para desembolsar, registrar, conciliar y reembolsar los fondos de la cuenta de caja chica.
  • Toda la caja chica es dinero en efectivo, pero no todo el dinero en efectivo es caja chica. Efectivo en mano es un término más general que significa cualquier fondo líquido, no sólo el efectivo físico.
  • Aunque la caja chica puede ser anticuada y menos segura que las cuentas online, tiene sus ventajas, y muchas empresas creen que les ahorra un tiempo valioso.

Sigue aprendiendo sobre el dinero en efectivo

En nuestra era cada vez más digital, el uso del dinero en efectivo es casi un arte perdido. Acabas de aprender sobre el uso de la caja chica en el contexto empresarial. Si quieres seguir aprendiendo, aquí tienes otros dos artículos de SuperMoney sobre el dinero en efectivo:

  1. ¿Cómo puedo sacar dinero en efectivo sin una tarjeta de cajero automático?
  2. ¿Recuerdas el dinero en efectivo? Llevar dinero mientras estás de vacaciones
Ver las fuentes del artículo
  1. Artículos de fondo sobre finanzas personales y contabilidad - Varios
  2. GAP 200.030, Caja chica y fondos de cambio - Servicios financieros de la Universidad de Duke
    Un ejemplo de política organizativa para el manejo de la caja chica que cumple con principios contables generalmente aceptados (GAAP).
  3. Impreso - Merriam-Webster
  4. Publicación 583 (01/2021), Iniciar un negocio y mantener registros - IRS
  5. ¿Qué es la caja chica? - Harold Averkamp (CPA, MBA)
  6. ¿Cómo puedo sacar dinero sin una tarjeta de cajero automático? - SuperMoney
  7. ¿Recuerdas el dinero en efectivo? Andar con dinero mientras estás de vacaciones - SuperMoney

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