Cómo evitar una auditoría fiscal a la empresa

Pocas cosas provocan un escalofrío más intenso en la espina dorsal del propietario de una pequeña empresa que un aviso de auditoría fiscal del IRS. Estas notificaciones provocan pánico, miedo, dudas y ansiedad hasta que la auditoría concluye.

La buena noticia es que las auditorías fiscales a empresas no tienen por qué dar miedo. Este artículo te explicará lo que puedes esperar de una auditoría del IRS y cómo prepararte para ella. Aunque nunca es divertido, entender cómo piensan los auditores y qué ven como señales de alarma durante una auditoría puede ayudar a que sea lo menos dolorosa posible.

Hay muchas ideas erróneas sobre las auditorías fiscales. Echemos un vistazo a algunas de las preguntas más frecuentes.

¿Qué es una auditoría fiscal?

Una auditoría fiscal es una revisión y examen de los registros fiscales presentados por una empresa, organización o individuo. Su objetivo es confirmar que el importe de los impuestos declarados en las declaraciones presentadas es exacto. El auditor examina las cuentas financieras y los registros de la empresa para verificar que la información se presenta con exactitud y de acuerdo con las leyes fiscales estadounidenses.

¿Qué es una auditoría del impuesto de sociedades?

En general, una auditoría del impuesto de sociedades no difiere de una auditoría empresarial o individual. El objetivo de una auditoría no cambia si la empresa es una sociedad unipersonal o si la empresa opera a través de una estructura jurídica diferente, como una sociedad colectiva o de responsabilidad limitada.

La única distinción es cuando una empresa funciona como una sociedad anónima. Cuando puede obtener dinero adicional mediante una oferta de acciones. Cuando se emiten inicialmente las acciones, no hay implicaciones en el impuesto sobre la renta ni para los accionistas ni para la sociedad. En las auditorías de sociedades cerradas, los auditores se fijarán en si la oferta de acciones es legítima o se utiliza para disfrazar los ingresos imponibles.

En esas auditorías, los auditores se asegurarán de que el precio pagado por las acciones es el valor justo de mercado y no está excesivamente descontado. Si hay miembros de la familia implicados, se examinarán sus declaraciones de ingresos para asegurarse de que los salarios son adecuados para el trabajo realizado.

¿Cuáles son los distintos tipos de auditorías fiscales?

Hay dos tipos de auditorías del IRS: las de correspondencia y las de campo. Las auditorías de campo se llevan a cabo en una oficina del IRS o en el negocio o el domicilio del contribuyente. Los contribuyentes son notificados por correo o teléfono, pero no por correo electrónico. Si se contacta por teléfono, el IRS hará un seguimiento por carta.

¿Cuánto tiempo se tarda en realizar una auditoría?

El tiempo que se tarda en realizar una auditoría dependerá de varias variables, como:

• El tipo de auditoría
• El número de registros a revisar
• La complejidad de la auditoría
• La disponibilidad de los registros solicitados
• La disponibilidad de todas las partes relacionadas con la auditoría
• Y el nivel de acuerdo o desacuerdo del contribuyente con las conclusiones de la auditoría.

¿Por qué se produce una auditoría fiscal?

Las declaraciones de impuestos presentadas se comparan con las de contribuyentes similares, basándose en una muestra de declaraciones auditadas seleccionada al azar y estadísticamente válida. Cuando se selecciona una declaración para una auditoría, se somete a una revisión inicial por parte de un auditor, momento en el que puede ser aceptada como presentada o, basándose en la evaluación y experiencia del auditor, marcada debido a elementos cuestionables. En estos casos, el auditor anota los elementos marcados, tras lo cual la declaración se asigna a un grupo de examen.

A continuación, un gestor revisa el trabajo del auditor inicial y puede aceptar la declaración tal y como se ha presentado o asignarla a otro auditor. El segundo auditor también puede aceptar la declaración tal y como se ha presentado o programar una cita con el contribuyente.

¿Qué desencadena una auditoría?

Aunque hay un gran número de razones por las que una declaración puede ser marcada para una auditoría, hay algunos indicadores comunes que los auditores buscan, incluyendo:

Ingresos

Cuanto más altos sean tus ingresos, más probable es que tu empresa sea auditada. En 2015, sólo el 0,7% de las personas que ganaban menos de 200.000 dólares fueron auditadas. Entre los que ganan más de un millón de dólares, el 9,6% fueron auditados.

Deducciones

Cuando tus deducciones parecen no estar en sintonía con tus ingresos, se activa una bandera roja. El IRS tiene tablas que representan los rangos normales de las deducciones previstas en función de los tramos de ingresos. Si una pequeña empresa tiene unos ingresos bajos pero un alto índice de deducciones empresariales, puede haber dudas. Sin embargo, el IRS también reconoce que en los primeros años de funcionamiento, una empresa puede tener un nivel de deducciones desproporcionado.

Ministerio del Interior

Existen directrices muy específicas sobre lo que puedes deducir por tu oficina en casa. Por ejemplo, el espacio tiene que utilizarse exclusivamente para el negocio, así que ten cuidado con deducir los metros cuadrados de tu "oficina" si también es el cuarto de juegos de los niños.

Redondeo incorrecto

Sé preciso y utiliza las directrices del IRS para el redondeo. Si tienes unos ingresos de 75.022 dólares, no los indiques como 75.000 dólares en tu declaración. Si eres inexacto en esta área de tu declaración, es probable que haya más sospechas en otras áreas.

Anexo C

El Anexo C es el formulario que utilizan las empresas para deducir los gastos de la empresa, reduciendo así sus ingresos imponibles. Es 10 veces más probable que Hacienda audite a un contribuyente que presenta un Anexo C. Esto no debería disuadirte de presentar el Anexo C. Sólo asegúrate de tener la documentación que justifique cada deducción.

Entretenimiento

Las deducciones excesivas de los gastos de la empresa pueden hacer que se levanten las cejas. Las deducciones por gastos de representación superiores a la media son una clásica bandera roja del IRS, así que asegúrate de llevar un registro preciso y abstente de contabilizar esas vacaciones familiares en Disney como un gasto empresarial.

Pérdidas anuales

Todas las empresas pueden tener algunos años de vacas flacas. Pero si tu empresa funciona constantemente con pérdidas y en tu declaración de la renta declaras pérdidas empresariales año tras año, puedes convertirte en objetivo de una auditoría. Algunos contribuyentes acaban deduciendo gastos de lo que en realidad es un hobby, no un negocio, lo cual es ilegal.

¿Cómo evitar las auditorías?

Los mejores consejos para evitar una auditoría fiscal están relacionados con los escenarios descritos anteriormente. Además, aquí tienes algunas formas de poner tu pequeña empresa a prueba de auditorías.

• Mantén buenos registros. Es prudente que los gastos e ingresos de tu empresa se gestionen desde una cuenta bancaria comercial independiente. Guarda todos los recibos relacionados con los gastos de la empresa. Asegúrate de que puedes justificar todos los gastos y deducciones de ocio de la empresa.
• Comprueba las matemáticas. Si recibes un formulario 1099, asegúrate de que lo declaras correctamente. Hacienda recibirá una copia de ese formulario. Si tu declaración la prepara un tercero, pídele que te guíe en los cálculos y en cómo éstos se relacionan con los registros que has proporcionado.
• Pagar los impuestos estimados. Si esperas deber más de 500 dólares en impuestos, asegúrate de presentar los pagos trimestrales de impuestos. No hacerlo puede dar lugar a sanciones y a un mayor riesgo de auditoría.
• No utilices a los contratistas como empleados. Algunas empresas utilizan contratistas independientes para eludir los impuestos sobre las nóminas. El IRS tiene directrices claras sobre cómo se puede clasificar a los trabajadores; asegúrate de seguir esas directrices y busca asesoramiento si no estás seguro.

¿Qué hago si me hacen una auditoría?

Ante todo, mantén la calma. El hecho de que Hacienda te esté auditando no significa que hayas hecho nada malo. Aquí tienes algunas formas de abordar una auditoría para estar preparado y listo para el examen.

• Decide si quieres que te represente un tercero, ya sea un abogado fiscal o un contable. Si hay alguna posibilidad de que Hacienda piense que estás intentando evadir impuestos, contrata a un abogado fiscal o a una empresa de desgravación fiscal con abogados fiscales en plantilla.
• Responde con prontitud a toda la correspondencia del IRS, incluidas las cartas, las llamadas telefónicas o las solicitudes de información y programación.
• Comunica al auditor lo antes posible si hay algún registro solicitado que no puedas proporcionar de inmediato. Comprende que si tus registros son electrónicos, el auditor puede pedirlos en ese formato.
• Busca un lugar privado y alejado de clientes y empleados para realizar la auditoría.
• Si las conclusiones de la auditoría dan lugar a sanciones o impuestos atrasados, entiende que puedes recurrir o negociar un plan de pagos. Además, recuerda que los auditores pueden compartir los registros de la auditoría con otros organismos locales, estatales y federales.

¿Dónde puedo obtener ayuda?

Si Hacienda está auditando tu empresa, necesitas ayuda profesional. Investiga un poco antes de elegir una empresa. Contrata una empresa de desgravación fiscal que tenga abogados fiscales en plantilla. Pide hablar con un profesional fiscal y averigua cuáles son tus opciones. Las empresas de desgravación fiscal que aparecen a continuación ofrecen una consulta gratuita y sin compromiso.