Cheques simples o duplicados: ¿Cuáles son las diferencias?

Cheques simples o duplicados: ¿Cuáles son las diferencias?
Resumen del artículo:

La principal diferencia entre los cheques simples y los duplicados es que los cheques duplicados crean una copia al carbón detrás de cada cheque original, mientras que los cheques simples no lo hacen. Si tienes una pequeña empresa o haces muchos pagos, los cheques duplicados pueden ser una forma eficaz de llevar un control de tus transacciones.

La mayoría de la gente no se lo piensa dos veces sobre el tipo de cheque que utiliza, pero en realidad hay dos tipos principales que hay que conocer: los cheques simples y los duplicados. Tanto si te escribes un cheque a ti mismo para transferir fondos entre cuentas como si escribes un cheque a otra persona, es importante llevar la cuenta de adónde va tu dinero.

Aquí es donde los duplicados de cheques pueden ser útiles. El uso de un duplicado de cheque te permite ver a quién has extendido el cheque, cuál era su finalidad y de cuánto dinero se trata. Esto puede ser útil si tienes que conciliar tus extractos bancarios o si tienes alguna duda sobre un cheque concreto más adelante.

Índice de contenidos
  1. ¿Cómo funcionan los cheques duplicados?
    1. Consejo profesional
  2. Ventajas e inconvenientes de los cheques duplicados
  3. Alternativas a los cheques duplicados
  4. ¿Qué es mejor: cheques simples o duplicados?
  5. Preguntas frecuentes
    1. ¿Valen la pena los controles duplicados?
    2. ¿Cuánto tiempo debes conservar los duplicados de cheques?
    3. ¿Cómo se eliminan los cheques duplicados?
  6. Puntos clave

¿Cómo funcionan los cheques duplicados?

Si nunca has utilizado u oído hablar de los cheques duplicados, quizá te preguntes cómo funcionan. En esencia, cuando emites un cheque por duplicado, se crea automáticamente una copia de referencia permanente debajo de él. Así, en lugar de crear sólo una copia cuando escribes un cheque normal, los cheques duplicados te permiten crear dos.

Los cheques duplicados suelen tener el mismo tipo de encuadernación que los cheques simples. Sin embargo, a diferencia de los cheques simples, los talonarios de cheques duplicados emparejan cada cheque con una fina hoja de papel carbón detrás. Esta hoja de papel carbón registra la información introducida en el cheque original para que puedas conservar una copia de seguridad para más adelante. Como hay una hoja duplicada detrás de cada cheque original, los talonarios de cheques duplicados suelen ser mucho más gruesos y también más caros que los talonarios de cheques simples.

Consejo profesional

Una de las mejores formas de asegurarte de que tu cheque se envía de forma segura es restringirlo. Esto significa escribir "para ingresar sólo en la cuenta del beneficiario" en la zona de endoso del reverso del cheque. De este modo, nadie podrá robar el cheque e ingresar dinero en su cuenta sin tu consentimiento.

Ventajas e inconvenientes de los cheques duplicados

Decidir si utilizar los cheques duplicados dependerá de tu circunstancia individual. Sopesar los pros y los contras puede ayudarte a decidir qué es lo mejor para ti.

SOPESA LOS RIESGOS Y LOS BENEFICIOS

Aquí tienes una lista de los beneficios e inconvenientes a tener en cuenta.

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Pros
  • Excelente para llevar un registro Sin duda, una de las razones más convincentes para utilizar un duplicado de cheque es que puede crear automáticamente una copia al carbón por debajo. Esto es estupendo para llevar un control de tus finanzas y asegurarte de que todo está en orden, lo que puede reducir las posibilidades de rebotar cheques y pagar multas.
  • Acceso sin conexión a los registros Otra ventaja de los duplicados de cheques es que proporcionan un registro físico de tus transacciones recientes. En caso de que no puedas acceder a tus registros online, los duplicados de cheques pueden darte la tranquilidad de saber que sigues teniendo la información offline.
Cons
  • Suele costar más que los cheques normales Los cheques duplicados contienen papel carbón y tienen el doble de páginas. Por esta razón, suelen ser más voluminosos y costosos que los cheques normales.
  • Riesgo para la seguridad y la privacidad Mantener copias duplicadas de los cheques en el archivo significa que si la copia duplicada no se almacena adecuadamente, podría ser robada. Esto significa que alguien que no conoces podría acceder a tus datos personales y a la información de tu cuenta bancaria.
  • Tienes que presionar con fuerza al escribir Cuando escribes un duplicado de un cheque, tienes que ejercer bastante presión para dejar una impresión clara en el papel carbón que hay debajo. Si te olvidas de hacerlo, la información podría no transferirse bien y, como resultado, podría ser difícil de leer.

Alternativas a los cheques duplicados

Cuando tienes muchas facturas que controlar, los cheques duplicados en papel pueden convertirse rápidamente en una molestia. Y si accidentalmente pierdes tu chequera, puede ser difícil encontrar toda la información que necesitas. Afortunadamente, hay alternativas que puedes considerar si prefieres ir por el camino sin papel.

  • Seguimiento del presupuesto en línea Estas herramientas, como Mint o Personal Capital, te permiten hacer un seguimiento de tus gastos e ingresos en un solo lugar, y muchas también ofrecen funciones como la fijación de objetivos y los recordatorios de pago de facturas.
  • Software de contabilidad Otra opción es utilizar un software de contabilidad como QuickBooks. Esto es especialmente bueno para los propietarios de pequeñas empresas que necesitan gestionar las nóminas y crear facturas.
  • Hoja de cálculo Excel Puedes crear tú mismo una hoja de cálculo de Excel para llevar el control de tus gastos. Y si no eres un experto en tecnología, hay montones de plantillas de hojas de cálculo en Internet que puedes descargar y utilizar gratuitamente.

¿Qué es mejor: cheques simples o duplicados?

Decidir si comprar cheques simples o duplicados es sobre todo una cuestión de preferencias. A algunas personas les gusta la comodidad de tener una copia al carbón de cada cheque que extienden, mientras que otras consideran que los cheques duplicados son innecesarios y prefieren la sencillez de un cheque único.

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Una de las ventajas de los cheques duplicados es que pueden utilizarse como copia de seguridad en caso de que el original se pierda o se dañe. También pueden ser útiles para llevar un control de los gastos, ya que siempre tendrás un registro de cada cheque que emitas. Sin embargo, si no te deshaces adecuadamente de la copia al carbón, podrían robarte tus datos personales del registro de cheques, incluido tu número de cuenta corriente.

Por otro lado, los cheques simples suelen ser menos caros que los duplicados y son más seguros, ya que no tendrás que preocuparte de que te roben la información copiada. En definitiva, ambas opciones tienen sus pros y sus contras, por lo que en realidad depende de ti decidir qué funciona mejor.

ÚnicoDuplicado
Pros- Una sola pieza de papel, por lo que es más barato y menos voluminoso
- No hay copia al carbón, lo que ayuda a proteger la información personal
- No necesitas presionar con fuerza mientras escribes
- La copia en papel carbón produce evidencia de las transacciones, ideal para la contabilidad
- Puedes ver las copias fuera de línea con una copia física
Cons- Es más difícil llevar un control de las finanzas
- No hay constancia del beneficiario ni del importe en caso de pérdida del cheque
- Normalmente son más voluminosos y cuestan más
- Hay que presionar con fuerza al escribir el cheque para que la información se copie
- La copia en papel carbón podría crear un riesgo de seguridad si no se elimina adecuadamente

Preguntas frecuentes

¿Valen la pena los controles duplicados?

Si buscas una forma sencilla y eficaz de organizar mejor tus finanzas, los cheques duplicados pueden merecer la pena. Aunque suelen ser más caros que los cheques normales, la tranquilidad de saber que tus finanzas están bien organizadas merece el coste adicional.

¿Cuánto tiempo debes conservar los duplicados de cheques?

Técnicamente, puedes tirar el duplicado de un cheque después de que el banco lo haya compensado y se hayan depositado o cobrado todos los pagos. Sin embargo, las normas fiscales federales exigen que los contribuyentes tengan documentos que puedan justificar los elementos de la declaración en caso de que tengan que ser auditados.

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Por eso, si el cheque es para gastos que tienen cierta importancia fiscal -por ejemplo, la reforma o la compra de una casa-, la FDIC recomienda guardar una copia del mismo durante al menos 7 años.

¿Cómo se eliminan los cheques duplicados?

Que tu información financiera sensible caiga en manos equivocadas puede ser un desastre. Esto puede ocurrir si no tomas las medidas adecuadas para asegurarte de que tus cheques duplicados se eliminan correctamente. Por suerte, deshacerse de tus cheques duplicados de forma segura es bastante sencillo.

Una de las mejores opciones es triturarlos. Esto evitará que nadie pueda reconstruir tu información personal. También puedes romperlos en trozos pequeños o quemarlos. Y si tienes montones de cheques duplicados que tardarías siglos en destruir por ti mismo, también puedes contratar servicios de destrucción de documentos para que lo hagan por ti. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que tus cheques duplicados se destruyen por completo antes de tirarlos a la basura.

Puntos clave

  • Un cheque duplicado te permite crear automáticamente una copia en papel de la versión original cuando emites un cheque, mientras que un cheque normal no lo hace.
  • Aunque los duplicados de cheques son una buena forma de llevar un control de tus finanzas, suelen ser más caros que los cheques normales. Además, si no guardas adecuadamente tus duplicados, tu información personal podría verse comprometida o ser robada.
  • Si prefieres no utilizar duplicados de cheques de papel para gestionar tus finanzas, los rastreadores de presupuestos como Mint y Personal Capital pueden ser grandes alternativas a considerar.
  • Se recomienda que guardes los duplicados de los cheques de los gastos que tienen importancia fiscal durante al menos siete años.
  • Asegúrate de deshacerte adecuadamente de tus cheques duplicados destruyéndolos o contratando a una empresa de destrucción de documentos para que lo haga por ti.
Ver las fuentes del artículo
  1. Tus registros financieros: Qué tirar y cuándo - Corporación Federal de Seguros de Depósitos
  2. Cuentas corrientes: Comprender tus derechos - Oficina del Interventor de la Moneda
  3. Cómo anular un cheque - SuperMoney
  4. Cuánto tiempo tarda en cobrarse un cheque - SuperMoney
  5. Cheque sin fondos: Qué hacer cuando escribes o recibes uno - SuperMoney
  6. ¿Cómo enviar un cheque por correo de forma segura y puedes doblarlo? - SuperDinero
  7. Las mejores cuentas corrientes | Mayo de 2022 - SuperMoney

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