10 formas sencillas de organizar tus finanzas y mantener el control

Una capacidad organizativa escasa o inexistente puede ser tan peligrosa para tu salud financiera como la falta de dinero.

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El desorden y la confusión pueden dificultar el seguimiento de los saldos y las fechas de pago. Y perder de vista esos elementos clave puede desinflar tu puntuación crediticia y costarte comisiones y/o intereses innecesarios.

Para ahorrarte la cartera y evitar un dolor de cabeza financiero, tenemos las 10 mejores formas de estar al tanto de tus facturas y cuentas y organizar tu vida financiera de una vez por todas.

1. Empieza siempre con un presupuesto

Este es el paso más importante, pero también el más desalentador. Es importante entender en qué gastas cada céntimo para saber dónde puedes recortar gastos. Pero puede ser un reto averiguar cómo y dónde hacer un seguimiento de tus gastos y qué es exactamente lo que debes controlar. Ahí es donde la tecnología aparece para salvar el día.

En los viejos tiempos (ya sabes... allá por los años 90) tus padres tenían que hacer números utilizando cosas como papel y bolígrafos o lápices. ¡Y una calculadora de verdad! Pero una serie de herramientas y aplicaciones geniales pueden ayudarte a calcular los gastos rápidamente.

• YNAB ($60). El acrónimo significa Necesitas un Presupuesto, y es una aplicación de escritorio tremendamente útil, muy adecuada para los principiantes que necesitan salir de las deudas o dejar de vivir de cheque en cheque.
• Mint.com (gratis). La aplicación móvil enlaza directamente con la mayoría de las cuentas, desde las de cheques y ahorros hasta las de tarjetas de crédito y préstamos, para mostrarte tu patrimonio neto en tiempo real. También te ayudará a establecer un presupuesto personalizado y a hacer un seguimiento de los gastos realizados con tarjetas de crédito o débito. Aunque tienes que introducir manualmente las transacciones en efectivo, Mint categoriza automáticamente las transacciones realizadas con tarjetas. Como ventaja adicional, te avisa cuando estás a punto de salirte del presupuesto y cuando vencen las facturas.
• Cartera Adaptu (gratis). Esta aplicación, ideal para los entusiastas de los presupuestos de nivel básico o semiexpertos, es más una cartera virtual que un simple libro de cuentas. Te permite hacer un seguimiento de los programas de fidelidad y recompensas, crear previsiones de gasto y almacenar fotos de tarjetas de visita, tarjetas de seguros o cualquier otra cosa que te guste meter en tu bolso o cartera.

2. Designa un "punto" financiero para el pago de facturas

Tanto si pagas tus facturas por Internet como a la "antigua usanza" con cheques y correo postal, es importante tener un lugar para que tu chequera y las facturas que llegan por correo llamen a casa.

Así es menos probable que pierdas una factura y acabes pagando recargos por retraso. También tendrás un lugar en tu casa que se "sienta" financiero donde puedas ir a realizar operaciones bancarias online, etc.

3. Fija una fecha semanal para todo lo relacionado con las finanzas

Es fácil posponer la revisión del presupuesto, los saldos de tu cuenta bancaria, el informe de crédito o los saldos de las tarjetas de crédito. Pero fijar una fecha semanal para realizar las tareas financieras puede ayudarte a mantenerte en el camino hacia tus objetivos financieros.

Dedica un tiempo regular de cada semana a abordar cuestiones financieras como los saldos actuales y los próximos pagos. También puedes utilizar este tiempo para revisar la manejabilidad de tu presupuesto y tus objetivos financieros, como ahorrar para las vacaciones. ¿No puedes elegir un buen momento? Prueba con una sesión de revisión de 10 minutos los domingos por la noche, después de que todos se hayan ido a la cama.

4. Abre todo el correo inmediatamente para clasificarlo

La procrastinación es uno de los mayores asesinos del presupuesto. Apartar "hasta mañana" las facturas sin abrir, los extractos y otros correos relacionados con las finanzas puede hacer que te olvides de tus responsabilidades (o las ignores inconscientemente). Y eso puede desencadenar una serie de retrasos en los pagos que perjudican tu puntuación crediticia y unas comisiones que hieren tu cartera.

En cuanto recibas el correo, coge todo lo que tenga que ver contigo con tu dinero y llévalo al punto financiero de tu casa. Si tiene que ver con el dinero, aunque se trate de una oferta de tarjeta de crédito entre un millón, llévala allí para clasificarla, triturarla o escanearla.

5. Organízate escaneando tus recibos y facturas

Es difícil encontrar un presupuesto -y mucho menos ceñirse a él- si tu "lugar" financiero está enterrado bajo montañas de papeleo.

Los escáneres de sobremesa como NeatDesk o el escáner de sobremesa Brother ADS-1000w son caros, ya que oscilan entre los 250 y los 400 dólares o más. Pero unos cuantos meses de cargos por retraso y por exceder el límite pueden ser igual de costosos.

Las facturas, las ofertas de las tarjetas de crédito, las actualizaciones de las cuentas, etc., suelen aparecer incluso si decides prescindir del papel. Unas pocas semanas de correo pueden significar que se te pase una fecha de vencimiento, o que te olvides de actualizar la información con tal o cual empresa. Despeja el desorden de papeles con un escáner y salva tu cartera y tu puntuación de crédito.

¿Ya tienes un sistema para las facturas? Entonces presta atención a los montones de recibos de la compra en la encimera de tu cocina. Puedes utilizar una aplicación de escaneo de recibos para smartphones para guardar los recibos antes de tirarlos. Algunas aplicaciones estupendas Recibos por onda (gratis), Smart Receipts (2,99 $) o NeatMobile (desde 5,99 $ al mes).

6. Configura el pago automático de facturas

Configurar los pagos automáticos puede ayudarte a evitar los recargos por retraso si te olvidas de la fecha de vencimiento de una factura. También te ahorra unos cuantos dólares al eliminar la necesidad de ir a la oficina de correos para comprar sellos y enviar cheques.

Muchos prestamistas hipotecarios, bancos que conceden préstamos para automóviles y tarjetas de crédito ofrecen servicios de pago de facturas automatizados que te permiten programar un importe de pago y una fecha en la que el dinero se deducirá de tu cuenta corriente o de ahorros. Y si quieres acumular millas de avión u otras recompensas, puedes incluso pagar algunas facturas con pagos automáticos de tarjetas de crédito.

7. Establece recordatorios de pago mensuales/semanales

Si los pagos automáticos no son una opción (o simplemente no te sientes cómodo con esa idea) establece un recordatorio mensual recurrente en tu smartphone o a través de una aplicación como Mint o Check.me. Recibirás un aviso cuando llegue el momento de enviar el cheque por correo o de pulsar el botón de envío en un pago online.

8. Conoce el flujo y reflujo de tu tesorería

Parece una obviedad, pero gastar hoy el dinero de la nómina que vas a recibir mañana puede meterte en un lío financiero. Puede haber un fallo de procesamiento que retrase tu nómina y te haga pagar comisiones por sobregiro. O podrías gastar más de la cuenta y no tener suficiente para cubrir los pagos automáticos cuando llegue tu nómina.

Consigue un calendario del mes anterior y resalta las fechas de vencimiento de las facturas (escribe cuánto has pagado), así como tus días de pago (escribe cuánto has ganado). Después, comprueba tus transacciones en Internet para señalar los días en que fuiste a comprar al supermercado y a echar gasolina al coche. Si hay otras necesidades o gastos habituales, añádelos también. Anota en el calendario cada caso, incluyendo el importe gastado.

Revisa el calendario en busca de patrones y hazte algunas preguntas:

• ¿Cuánto ganas y gastas cada semana?
• ¿Cuál es tu "número de supervivencia "*?
• ¿Cuánto ahorras cada mes para alcanzar tus objetivos?
• ¿Dónde puedes simplificar el pago de tus facturas?
• ¿Cuándo sueles quedarte sin dinero?

La parte más importante de este proceso, y a efectos de organización, es ver dónde se pueden combinar o desplazar las cosas. ¿Puedes trasladar todos los vencimientos de tus facturas a uno o dos días cada mes? ¿Hay algún gasto extra, como una clase semanal de Pilates de 15 dólares, que puedas pagar una vez al principio del mes? ¿Puedes comprar la comida sólo los martes?

Si tu calendario de tesorería es un lío de fechas, y de gastos destacados y extras, este proceso de simplificación te ayudará enormemente. Y la mayoría de las empresas, incluso las de servicios públicos y tarjetas de crédito, te permitirán elegir tu propia fecha de pago. Agrúpalos todos, poco después de un día de pago, ¡y tendrás menos cosas que controlar!

*Tu "número de supervivencia" es la cantidad que cuestan cada mes tus obligaciones financieras más importantes (alquiler, servicios y comida), dividida entre 30. Un límite diario de 40 dólares resulta muy útil a la hora de presupuestar y organizarse. Aprende más aquí: 16 trucos psicológicos para jugar contigo mismo que te ayudarán a ahorrar más dinero.

9. Ten una cuenta bancaria de "pago de facturas"

Si luchas constantemente contra la tentación de malgastar el dinero del alquiler en un nuevo televisor, un fin de semana largo u otras compras impulsivas, abre una segunda cuenta bancaria.

Mantén la principal estrictamente para pagar las facturas, comprar alimentos y recibir depósitos de cheques y devoluciones de impuestos. Una vez cubiertas las cosas importantes, y añadidos tus ahorros, todo lo que sobre puede ir a tu cuenta de dinero "divertido".

10. Pon una lista de control de facturas en algún lugar visible

En un mundo perfecto, ni el caracol ni el correo electrónico se perderían nunca. Pero la realidad es que ninguna de las dos opciones es perfecta o a prueba de fallos. Por eso, establecer una lista de control o un calendario de pagos mensuales te ayudará a mantener el rumbo.

No es necesario que esté en tu lugar de finanzas, sino que puede estar en tu nevera o en una nota adhesiva en tu escritorio. Tacha cada factura de la lista a medida que se vayan pagando a lo largo del mes, y presta atención a lo que viene después.

No tienes que ser una personalidad de tipo A para idear un buen sistema para manejar tus finanzas, ni necesitas un montón de aplicaciones o equipos. Pero si tiendes a olvidar las fechas de vencimiento, a enviar cheques con retraso o a perder el correo entrante debido al desorden, sigue nuestro consejo y organízate